1. Fallstudie 1: GUTEKAO – Entscheidungsvorbereitung, ob ein Outsourcing durchzuführen ist 4
1.1 Fallsituation 1: Vorbereitung des Projekts 4
1.1.1 Formulieren Sie einen Auftrag aus den Informationen. Was ist in diesem ersten Projekt zu tun? 4
1.1.2 Handelt es sich bei GUTEKAO GmbH um ein sachzielorientiertes Projekt oder um ein prozessorientiertes? Begründen Sie Ihre Antwort. 5
1.1.3 Wen würden Sie in das Projektteam aufnehmen und welche Rolle sollte die jeweilige Person dort übernehmen? Nennen Sie nur Funktionen und begründen Sie für jede, warum gerade diese für das Projekt notwendig ist. Schlagen Sie auf diese Weise ein Projektteam vor. Nehmen Sie in die Begründung auf, ob dieser Funktionsbereich von einem Mitarbeiter des Unternehmens (intern) oder von einem Berater (extern) übernommen werden soll. 6
1.1.4 Suchen Sie im Internet Informationen darüber, ob sich Outsourcing für die GUTEKAO GmbH lohnt oder nicht. Stellen Sie diese in einer Argumentebilanz zusammen und geben Sie jeweils Ihre Quelle an. Die erste Zeile dient als Ausfüllbeispiel – nicht in jeder Zeile müssen ein Vorund ein Nachteil stehen. Suchen Sie 5 Quellen mit sehr unterschiedlichen Argumenten dafür bzw. dagegen. 7
1.1.5 Erstellen Sie einen groben Projektplan in einem von Ihnen gewählten Software-Programm und eine Abbildung davon. Begründen Sie, warum Sie gerade dieses Software-Programm eingesetzt haben und warum Sie gerade diese Form der Abbildung gewählt haben. Das Ergebnis soll geeignet sein, später als Projektmanagement-Grundlage zu dienen. Machen Sie dabei sichtbar, wer welche Aufgabe übernehmen soll, insbesondere an welchen Stellen eine externe Beratung einzusetzen wäre. 9
1.1.6 Ein Teilprojekt der Planung ist die Vorbereitung des Kick-off-Meetings. Stellen Sie hierfür möglichst vollständig die notwendigen Aufgaben zusammen. Ordnen Sie den Aufgaben Rollen zu (Projektleitende/r und Projektbearbeitende/ r). Greifen Sie dabei auf Ihre Praxiserfahrung zurück. Treffen Sie Annahmen wie zum Beispiel: „Ein geeigneter Raum ist im Unternehmen vorhanden: der Schulungsraum.“ Diese Annahmen schreiben Sie mit auf. Das ist auch in Projekten ein bewährtes Verfahren. Müssen sich Außenstehende oder später ins Projekt Einsteigende mit Ihren Unterlagen auseinandersetzen, ist das für die Leser viel leichter, wenn dabeisteht, was Sie bzw. das Projektteam sich bei wichtigen Angaben gedacht haben. Erfüllen Sie so bereits in Ihrem Plan wichtige Aspekte der Information und Kommunikation. Das Treffen von derartigen Annahmen ist in jedem Projekt notwendig – insbesondere bei der ersten Planung. In der Praxis stehen niemals alle notwendigen Informationen zur Verfügung. 11
2. Fallstudie 2: BURDA Druck GmbH – Planung und Umsetzung des Outsourcing des Materiallagers an einen Dienstleister 14
2.1 Fallsituation 1: Projektplanung 14
2.1.1 Ordnen Sie zu, welche Projektaufgaben der Dienstleister übernehmen soll und welche BURDA. Begründen Sie Ihre Entscheidung jeweils kurz. Sie haben vier Möglichkeiten anzukreuzen: nur Burda, nur Dienstleister (egal welcher), beide gemeinsam (jeweils ein Kreuz) oder „überflüssig“ (kein Kreuz). 14
2.2 Fallsituation 3: Projekt umsetzen 16
2.2.1 Stellen Sie speziell für den vorgelegten Fall Risiken zusammen und bewerten Sie diese. Ermitteln Sie hierzu zuerst Risiken durch ein Brainstorming. Bestimmen Sie für jedes aufgefundene Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit, das Schadenspotenzial und die Risikostufe. Tragen Sie die Risiken in eine Tabelle ein, die außerdem die Spalten Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenspotenzial, Risikostufe und Vorbeugung enthält. Bewerten Sie jedes einzelne Risiko. Tragen Sie unter „Vorbeugung“ ein, was vorab getan werden kann, damit kein hoher Schaden eintritt. 16
2.3 Fallsituation 3: Problem bewältigen 19
2.3.1 Was muss der Projektleiter jetzt tun? Beschreiben Sie ausführlich, was für Alternativen er hat und wie er vorgehen sollte, um das Problem schnellstmöglich zu beheben. 19
3. Fallstudie 3: Westen GmbH – Verlagsauslieferung 21
3.1 Fallsituation 1: Projektansätze 21
3.1.1 Identifizieren Sie Themen, die outgesourct werden könnten. Begründen Sie für jedes von Ihnen identifizierte Thema ausführlich, warum Sie der Westen GmbH empfehlen oder nicht empfehlen, dieses outzusourcen. 21
3.1.2 Entwerfen Sie ein Projekt-Handbuch für die Westen GmbH. Stellen Sie dazu eine Gliederung auf und skizzieren Sie, was Sie darunter schreiben würden, ganz grob als Unterpunkte. 22
3.2 Fallsituation 2: Auswahl des Outsourcing-Nehmers 23
3.2.1 Worauf muss die Westen GmbH beim Abschließen der Verträge achten? 23
3.2.2 Erarbeiten Sie bereits jetzt einen Plan für die Umsetzung, damit sich die betroffenen Fachabteilungen frühzeitig darauf einstellen können, welche Aufgaben aus dem Projekt auf sie zukommen. Dieser Plan wird noch nicht bis ins letzte Detail so ausgearbeitet sein, wie das Projekt dann umgesetzt wird. Doch bietet er folgende Vorteile: Je früher der Plan steht, desto eher fällt jemandem etwas auf, das vergessen wurde. Solche Themen tauchen sonst erst sehr spät auf und verurachen in der Regel einen sehr hohen Aufwand, der so vorher abgefangen werden kann. Außerdem sind die Verhandlungsführer dadurch viel besser darauf vorbereitet, mit den Anbietern zu sprechen. Sie können die Vorschläge der Dienstleister besser bewerten, wenn sie eine klare Vorstellung davon haben, was zu tun ist. Geben Sie Termine an, indem Sie einen Startpunkt festlegen und dann nennen, wie viel später die Aufgabe abgeschlossen sein sollte. Fehlen Ihnen Angaben, dann treffen Sie Annahmen und schreiben Sie diese mit in die Lösung. Arbeiten Sie die Lösung dann basierend auf Ihren Annahmen aus. Bewertet wird die Schlüssigkeit der Gesamtlösung 25
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